【完全ガイド】議事録の取り方｜基本項目・コツ・AI活用術をプロが解説

「議事録をうまく取れない」「会議後に何が決まったか思い出せない」——そんな経験はありませんか？議事録は会議の成果を形にする重要なスキルですが、体系的に学ぶ機会は意外と少ないものです。

この記事では、議事録の基本から実践テクニック、AIツールを活用した最新の効率化手法まで、議事録の取り方を完全ガイドとしてまとめました。新入社員からベテランまで、すべてのビジネスパーソンに役立つ内容です。

議事録とは？その目的と重要性

議事録とは、会議で話し合われた内容、決定事項、今後のアクションアイテムを記録した文書です。単なる「メモ」ではなく、組織の意思決定を記録し、関係者間で共有するための公式な文書として機能します。

過不足のない議事録を作成するために、以下の項目を押さえましょう。

会議前にアジェンダを入手し、議事録のテンプレートに基本情報（日時、参加者、議題）を事前に記入しておきます。議論が予想されるポイントを把握しておくと、要点を掴みやすくなります。

会議中は一字一句書き取ろうとせず、以下の3点に集中してメモを取ります。

会議終了後、できるだけ早く（理想は当日中に）メモを構造化します。議題ごとにまとめ、決定事項とアクションアイテムを明確に分離します。

作成した議事録は、会議の主催者や上席者に確認を依頼します。事実関係の誤りがないか、決定事項の記載に齟齬がないかを確認してもらいましょう。

確認が取れたら、関係者全員に共有します。社内の文書管理システムや共有フォルダに保管し、いつでも参照できる状態にしておきましょう。

近年、AI議事録ツールの進化により、議事録作成の工数を大幅に削減できるようになりました。特に以下のようなシーンでAIツールの導入効果が大きくなります。

手作業では1時間の会議の議事録作成に30〜60分かかっていたものが、AIツールを使えば確認・修正の5〜10分程度で完了します。

建設業界では、工程会議、安全衛生会議、定例会議など、記録が法的にも求められる会議が多くあります。議事録の取り方にはいくつかの業界特有のポイントがあります。

議事録は、事前準備・リアルタイム記録・会議後の整理という3つのフェーズを意識することで、格段に質が向上します。さらにAI議事録ツールを活用すれば、文字起こしや整形の作業を自動化し、本来の「内容の確認と判断」に集中できるようになります。

建設業界のように現場作業が多い環境では、VoiLogのような業界特化型のAI議事録ツールを活用することで、議事録作成の負担を大幅に軽減できます。まずは今日の会議から、この記事で紹介したテクニックを1つでも実践してみてください。